Skontaktuj się z nami

Jak zacząć z KSeF? Dostęp do systemu krok po kroku

Już niedługo Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Oznacza to, że faktury będą wystawiane i odbierane za pośrednictwem jednego, centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Dlatego warto zacząć przygotowania wcześniej – pierwszym krokiem jest oczywiście uzyskanie dostępu do systemu KSeF.

W tym artykule pokazujemy jak zalogować się do KSeF i rozpocząć pracę z systemem, w zależności od rodzaju podmiotu.

Dostęp do KSeF – dwa podstawowe scenariusze

Sposób logowania do KSeF zależy od tego, kto wystawia faktury. Ministerstwo Finansów wyróżnia dwie główne grupy użytkowników:

  1. Osoby fizyczne
    (dotyczy zarówno przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność, jak i osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej)
  2. Podmioty niebędące osobami fizycznymi, czyli m.in.:
    • spółki osobowe
    • spółlki kapitałowe
    • stowarzyszenia i fundacje
    • wspólnoty mieszkaniowe
    • grupy podatkowe

W praktyce oznacza to dwie różne ścieżki uzyskania dostępu do systemu.

Grupa 1 – osoby fizyczne

Dla jednoosobowych działalności gospodarczych rozpoczęcie pracy z KSeF jest bardzo proste.

Krok 1

Wejdź na stronę Ministerstwa Finansów:
https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/

Krok 2

Wpisz NIP swojej firmy.

Krok 3

Wybierz metodę logowania. Najczęściej używany jest Profil Zaufany, ale dostępne są również inne metody logowania, m.in.:

  • aplikacja mObywatel (skanowanie kodu QR)
  • bankowość elektroniczna
  • e-Dowód
  • eID (tożsamość elektroniczna z innych krajów UE).

Krok 5

Kliknij „Podpisz podpisem zaufanym” (jeśli logujesz się Profilem Zaufanym).

Krok 6

Potwierdź operację klikając „OK”.

Gotowe – jesteś w systemie KSeF.

Grupa 2 – pozostałe podmioty

W przypadku spółek lub organizacji proces jest nieco bardziej formalny, ponieważ system musi wiedzieć, kto zarządza dostępem do KSeF.

Krok 1

Wybierz osobę uprawnioną do zarządzania KSeF w organizacji.

Najczęściej jest to:

  • członek zarządu
  • właściciel
  • księgowa
  • osoba odpowiedzialna za finanse

Krok 2

Wypełnij druk ZAW-FA.

Krok 3

Złóż formularz we właściwym Urzędzie Skarbowym.

Krok 4

Po nadaniu uprawnień wyznaczona osoba loguje się tak samo jak osoba fizyczna (czyli według kroków opisanych wyżej).

Powodzenia!

Podziel się