Sprawozdanie finansowe zostało podpisane. Zgromadzenie wspólników podjęło uchwały. Dokumenty trafiły do KRS. Wspólnicy zaczynają więc zadawać naturalne pytanie: kiedy możemy wypłacić dywidendę?
W praktyce wypłata dywidendy to nie tylko przelew środków na konto wspólnika. Spółka musi wcześniej ustalić, czy zysk może zostać wypłacony, komu przysługuje prawo do dywidendy, w jakim terminie ma nastąpić wypłata oraz jaki podatek należy pobrać i odprowadzić.
Poniżej omawiamy najważniejsze etapy wypłaty i opodatkowania dywidendy w spółce z o.o. Artykuł ma charakter ogólny i nie omawia szczegółowo wszystkich zasad dotyczących spółek opodatkowanych estońskim CIT, ponieważ w ich przypadku rozliczenie dywidendy może wyglądać inaczej.
Po zakończeniu roku obrotowego spółka powinna ustalić, czy osiągnęła zysk i jak chce nim zadysponować.
Zysk może zostać m.in.:
Co do zasady wspólnik ma prawo do udziału w zysku wykazanym w rocznym sprawozdaniu finansowym, ale warunkiem wypłaty jest podjęcie uchwały o przeznaczeniu zysku do podziału.
Jeżeli umowa spółki nie przewiduje innych zasad, zysk dzieli się między wspólników proporcjonalnie do posiadanych udziałów.
Przed podjęciem decyzji o wypłacie dywidendy trzeba sprawdzić, jaka kwota faktycznie może zostać przeznaczona do podziału.
Kwota przeznaczona do wypłaty nie może być wyższa niż zysk za ostatni rok obrotowy, powiększony m.in. o niepodzielone zyski z lat ubiegłych oraz określone kwoty przeniesione z kapitałów zapasowych lub rezerwowych, jeżeli mogą być przeznaczone do wypłaty.
Jednocześnie trzeba ją pomniejszyć m.in. o:
W praktyce oznacza to, że sama informacja „spółka ma zysk” nie zawsze oznacza, że całość tego zysku można wypłacić wspólnikom.
Podstawą wypłaty dywidendy jest uchwała zgromadzenia wspólników o podziale zysku.
W uchwale warto jasno wskazać:
Jeżeli uchwała nie wskazuje terminu wypłaty, dzień wypłaty dywidendy powinien zostać określony przez zarząd.
Co do zasady prawo do dywidendy przysługuje wspólnikom, którym udziały przysługiwały w dniu podjęcia uchwały o podziale zysku.
Umowa spółki może jednak przewidywać możliwość ustalenia tzw. dnia dywidendy. Jest to dzień, według którego określa się listę wspólników uprawnionych do otrzymania zysku.
Dzień dywidendy powinien zostać wyznaczony w terminie dwóch miesięcy od dnia podjęcia uchwały o podziale zysku.
To ważne zwłaszcza wtedy, gdy w spółce dochodziło do zmian wspólników, sprzedaży udziałów albo przekształceń właścicielskich.
Dywidendę wypłaca się w terminie wskazanym w uchwale wspólników. Jeżeli uchwała takiego terminu nie określa, termin wypłaty ustala zarząd.
Warto pilnować tego terminu. Jeżeli dywidenda została przyznana wspólnikom, ale nie została wypłacona albo postawiona do ich dyspozycji w ustalonym czasie, może pojawić się ryzyko podatkowe po stronie spółki.
W praktyce organy podatkowe i sądy wskazują, że spółka korzystająca z pieniędzy, które powinny już trafić do wspólników, może uzyskać nieodpłatne świadczenie.
Dlatego nie warto podejmować uchwały o wypłacie dywidendy „na zapas”, bez realnego planu jej wypłaty.
Przed wypłatą dywidendy spółka powinna ustalić, kto ją otrzyma i jaki jest status podatkowy tego wspólnika.
Trzeba sprawdzić m.in.:
To bardzo ważny etap, ponieważ spółka wypłacająca dywidendę działa jako płatnik podatku. Oznacza to, że to spółka odpowiada za prawidłowe pobranie podatku i przekazanie go do urzędu skarbowego.
Jeżeli dywidendę otrzymuje osoba fizyczna mająca miejsce zamieszkania w Polsce, co do zasady dywidenda podlega opodatkowaniu 19% zryczałtowanym podatkiem dochodowym.
Podatek pobiera spółka przy wypłacie dywidendy lub postawieniu jej do dyspozycji wspólnika.
Przykład:
Spółka przeznacza dla wspólnika dywidendę w wysokości 5 000 zł.
Podatek wynosi:
5 000 zł × 19% = 950 zł
Do wypłaty dla wspólnika pozostaje:
5 000 zł – 950 zł = 4 050 zł
Podatek od dywidendy nie jest liczony metodą „w stu”. Podstawą opodatkowania jest kwota dywidendy, a podatek wynosi 19% tej kwoty.
Jeżeli spółka była opodatkowana estońskim CIT, rozliczenie dywidendy może wymagać zastosowania szczególnych zasad.
W przypadku wypłaty zysku wypracowanego w okresie opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek, podatek PIT od dywidendy wspólnika będącego osobą fizyczną może zostać pomniejszony o odpowiednią część podatku zapłaconego przez spółkę.
Mechanizm odliczenia zależy m.in. od stawki estońskiego CIT zastosowanej przez spółkę. Przy stawce 10% odliczenie wynosi co do zasady 90% odpowiedniej części ryczałtu, a przy stawce 20% – 70%.
Z tego względu przy spółkach na estońskim CIT wypłata dywidendy powinna być każdorazowo dokładnie przeanalizowana.
Jeżeli dywidendę otrzymuje osoba fizyczna mieszkająca za granicą, co do zasady również mamy do czynienia z podatkiem od dywidendy w Polsce.
Jednocześnie może pojawić się możliwość zastosowania właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Takie umowy często przewidują niższą stawkę podatku od dywidendy, przykładowo 5%, 10% albo 15%.
Aby zastosować preferencyjną stawkę, spółka powinna posiadać certyfikat rezydencji podatkowej wspólnika oraz dochować należytej staranności przy weryfikacji, czy odbiorca jest rzeczywistym właścicielem dywidendy.
W praktyce nie wystarczy więc sama informacja, że wspólnik mieszka za granicą. Potrzebna jest odpowiednia dokumentacja.
Jeżeli wspólnikiem otrzymującym dywidendę jest polska spółka, dywidenda co do zasady również podlega 19% podatkowi.
Możliwe jest jednak zastosowanie zwolnienia z podatku, jeżeli spełnione są określone warunki.
W uproszczeniu zwolnienie może mieć zastosowanie, gdy:
W niektórych przypadkach zwolnienie można zastosować również wtedy, gdy dwuletni okres posiadania udziałów upłynie dopiero po wypłacie dywidendy. Wymaga to jednak ostrożności i prawidłowej weryfikacji warunków.
Jeżeli dywidenda jest wypłacana zagranicznemu podatnikowi CIT, podstawową zasadą również jest pobór 19% podatku u źródła.
Tak jak przy zagranicznych osobach fizycznych, możliwe jest zastosowanie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, jeżeli spółka posiada odpowiedni certyfikat rezydencji i zweryfikuje warunki do zastosowania niższej stawki.
Może także mieć zastosowanie zwolnienie dla spółek z UE lub EOG, jeżeli spełnione są warunki dotyczące m.in. minimalnego udziału, okresu posiadania udziałów oraz opodatkowania odbiorcy dywidendy.
Do Europejskiego Obszaru Gospodarczego należą państwa Unii Europejskiej oraz Islandia, Norwegia i Liechtenstein.
Przy wypłatach na rzecz zagranicznych podmiotów powiązanych trzeba pamiętać o dodatkowych przepisach dotyczących podatku u źródła.
Jeżeli łączna kwota należności wypłacanych danemu podatnikowi przez tego samego płatnika przekracza w roku podatkowym 2 000 000 zł, może mieć zastosowanie mechanizm pay and refund.
W praktyce oznacza to, że spółka co do zasady powinna pobrać podatek u źródła, a dopiero później możliwe jest ubieganie się o jego zwrot.
Niepobranie podatku przy przekroczeniu limitu może być możliwe w szczególnych przypadkach, np. gdy płatnik posiada opinię o stosowaniu preferencji albo złoży odpowiednie oświadczenie potwierdzające posiadanie wymaganych dokumentów i dochowanie należytej staranności.
To obszar wymagający szczególnej ostrożności, zwłaszcza przy wypłatach do zagranicznych spółek powiązanych.
Przy wypłacie dywidendy, zwłaszcza do podmiotów zagranicznych, duże znaczenie ma ustalenie, czy odbiorca jest rzeczywistym właścicielem należności.
Rzeczywisty właściciel to podmiot, który:
Jeżeli odbiorca dywidendy nie jest jej rzeczywistym właścicielem, zastosowanie preferencyjnych zasad opodatkowania może zostać zakwestionowane.
Spółka wypłacająca dywidendę musi więc wykazać się należytą starannością. Zakres tej staranności zależy m.in. od charakteru i skali działalności płatnika.
Po pobraniu podatku od dywidendy spółka musi przekazać go do właściwego urzędu skarbowego.
Termin zależy od tego, kto otrzymuje dywidendę.
Jeżeli dywidendę otrzymuje osoba fizyczna, podatek należy wpłacić do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano podatek.
Jeżeli dywidendę otrzymuje podatnik CIT, podatek należy wpłacić do 7. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano podatek.
Przykład:
Spółka wypłaciła dywidendę 15 września osobom fizycznym oraz jednej spółce z o.o.
Podatek od dywidendy wypłaconej spółce z o.o. należy wpłacić do 7 października.
Podatek od dywidendy wypłaconej osobom fizycznym należy wpłacić do 20 października.
Podatek wpłaca się do urzędu skarbowego właściwego dla spółki wypłacającej dywidendę jako płatnika.
Przy samej wpłacie podatku od dywidendy nie składa się bieżącej deklaracji podatkowej. Obowiązki deklaracyjne pojawiają się jednak po zakończeniu roku.
Spółka jako płatnik składa zbiorcze deklaracje roczne:
PIT-8AR składa się co do zasady do końca stycznia roku następującego po roku, którego dotyczy deklaracja.
CIT-6R składa się do końca pierwszego miesiąca następującego po roku podatkowym spółki. Jeżeli spółka ma rok podatkowy inny niż kalendarzowy, termin ten nie zawsze będzie przypadał na 31 stycznia.
Oprócz deklaracji zbiorczych mogą pojawić się także obowiązki przygotowania informacji dla wspólników i urzędów skarbowych.
Zakres obowiązków zależy od statusu wspólnika.
Jeżeli dywidenda została wypłacona osobie fizycznej mającej miejsce zamieszkania w Polsce, co do zasady nie sporządza się dla niej informacji imiennej dotyczącej dywidendy opodatkowanej zryczałtowanym podatkiem.
Jeżeli dywidendę otrzymuje osoba fizyczna mieszkająca za granicą, spółka powinna przygotować informację IFT-1/IFT-1R.
Informację roczną IFT-1R sporządza się do końca lutego roku następującego po roku wypłaty dywidendy.
Jeżeli zagraniczny podatnik złoży pisemny wniosek o wcześniejszą informację, spółka powinna sporządzić IFT-1 w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku.
Co ważne, informację IFT sporządza się również wtedy, gdy dywidenda była zwolniona z podatku.
Jeżeli dywidendę otrzymuje polski podatnik CIT, informację sporządza się na formularzu CIT-7.
CIT-7 przekazuje się podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu dla podatnika. Termin jest powiązany z terminem przekazania podatku, czyli co do zasady do 7. dnia miesiąca następującego po miesiącu pobrania podatku.
Jeżeli dywidendę otrzymuje zagraniczny podatnik CIT, spółka sporządza informację IFT-2/IFT-2R.
Informację roczną IFT-2R należy sporządzić do końca trzeciego miesiąca roku następującego po roku wypłaty dywidendy. Przy roku podatkowym zgodnym z kalendarzowym będzie to co do zasady koniec marca.
Na pisemny wniosek podatnika spółka powinna sporządzić informację IFT-2 w terminie 14 dni. Nie zwalnia to jednak z obowiązku przygotowania informacji rocznej IFT-2R.
Tak jak w przypadku IFT-1, informację IFT-2 sporządza się również wtedy, gdy dywidenda była zwolniona z podatku.
W praktyce najczęściej pojawiają się następujące problemy:
Dywidenda wymaga więc zarówno poprawnych uchwał, jak i prawidłowego rozliczenia podatkowego.
Wypłata dywidendy w spółce z o.o. to proces, który wymaga kilku kroków.
Najpierw trzeba zatwierdzić sprawozdanie finansowe i podjąć uchwałę o podziale zysku. Następnie należy ustalić, kto jest uprawniony do dywidendy, jaki jest status podatkowy wspólnika, czy należy pobrać podatek, jaki termin wpłaty obowiązuje spółkę oraz jakie deklaracje i informacje trzeba przygotować.
W przypadku polskiej osoby fizycznej zasada jest stosunkowo prosta – spółka pobiera 19% podatku i wypłaca wspólnikowi kwotę netto. Przy spółkach, wspólnikach zagranicznych, zwolnieniach, umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania czy estońskim CIT analiza powinna być jednak znacznie dokładniejsza.
Dlatego przed wypłatą dywidendy warto upewnić się, że dokumenty, podatki i terminy są prawidłowo przygotowane.
