Sporządzenie sprawozdania finansowego to dopiero pierwszy etap zamknięcia roku obrotowego. Aby cały proces został przeprowadzony prawidłowo, konieczne jest jego zatwierdzenie przez właściwy organ.
Zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości, roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego.
Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, oznacza to, że:
📅 termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2025 rok upływa 30 czerwca 2026 r.
To bardzo ważna data dla przedsiębiorców, spółek oraz jednostek zobowiązanych do prowadzenia pełnej księgowości.
Samo sporządzenie sprawozdania finansowego nie kończy obowiązków związanych z zamknięciem roku obrotowego. Dopiero jego zatwierdzenie:
✔ umożliwia podział zysku lub pokrycie straty
✔ stanowi formalne zakończenie roku obrotowego
✔ jest warunkiem realizacji dalszych obowiązków sprawozdawczych
✔ wpływa na prawidłowe rozliczenia księgowe i podatkowe
Brak zatwierdzenia w ustawowym terminie może prowadzić do poważnych konsekwencji formalnych oraz problemów w dalszych rozliczeniach.
Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przedsiębiorca powinien pamiętać o kolejnych obowiązkach związanych z zamknięciem roku:
📌 zamknięcie ksiąg rachunkowych
📌 przygotowanie i złożenie wymaganych dokumentów do KRS lub KAS
📌 dopełnienie obowiązków sprawozdawczych wynikających z przepisów
Każdy z tych kroków jest istotny dla prawidłowego zakończenia roku obrotowego i uniknięcia ewentualnych nieprawidłowości.
Zamknięcie roku obrotowego to proces wieloetapowy, w którym sporządzenie sprawozdania finansowego to dopiero początek. Kluczowym elementem jest jego terminowe zatwierdzenie, bez którego nie można przejść do kolejnych etapów rozliczeń.
Warto pamiętać o terminie 30 czerwca 2026 r., aby uniknąć opóźnień i zapewnić prawidłowe zamknięcie roku finansowego.
Four week ago, we signed another agreement with an international client, this time from the United Kingdom 🇬🇧
Moments like these reassure me that creating Hejne Office a shared services center was one of the best business decisions I have ever made.
Because entrepreneurs today are no longer looking only for an accountant.
They are looking for a partner who:
✔️ guides them through formalities,
✔️ connects them with the right specialists,
✔️ saves them time,
✔️ and simply… takes away the organizational chaos.
Our client was able to handle everything in one place:
📌 company agreement,
📌 contractor agreement,
📌 accounting services,
📌 bank account setup.
No running between different offices.
No searching for contacts.
No explaining the same story five times to different people.
This is exactly how I imagine the modern accounting firm of the future.
Not as “a place for bookkeeping invoices.”
But as a true support center for entrepreneurs. 🤝
And honestly, it makes me incredibly happy to see more and more international clients choosing Poland and choosing our team to start and grow their business here. 💜
Cztery tygodnie temu podpisaliśmy kolejną umowę z klientem międzynarodowym — tym razem z Wielkiej Brytanii 🇬🇧
Takie momenty utwierdzają mnie w przekonaniu, że stworzenie Hejne Office jako centrum usług wspólnych było jedną z najlepszych decyzji biznesowych, jakie podjęłam.
Bo przedsiębiorcy dzisiaj nie szukają już wyłącznie księgowego.
Szukają partnera, który:
✔️ przeprowadzi ich przez formalności,
✔️ połączy z odpowiednimi specjalistami,
✔️ oszczędzi ich czas,
✔️ i po prostu… zdejmie z nich organizacyjny chaos.
Nasz klient mógł załatwić wszystko w jednym miejscu:
📌 umowę spółki,
📌 umowę z kontrahentem,
📌 obsługę księgową,
📌 pomoc przy założeniu rachunku bankowego.
Bez biegania między różnymi biurami.
Bez szukania kontaktów.
Bez opowiadania tej samej historii pięciu różnym osobom.
Właśnie tak wyobrażam sobie nowoczesne biuro rachunkowe przyszłości.
Nie jako „miejsce od księgowania faktur”.
Ale jako prawdziwe centrum wsparcia dla przedsiębiorców. 🤝
I szczerze — ogromnie cieszy mnie to, że coraz więcej klientów międzynarodowych wybiera Polskę i wybiera nasz zespół, aby rozpocząć i rozwijać tutaj swój biznes. 💜
🌸 W ostatnim tygodniu miałam ogromną przyjemność wystąpić podczas konferencji „Kobiety w Księgowości 2.0” w gronie właścicieli biur rachunkowych, księgowych i przedsiębiorców.
💜 Moja prelekcja dotyczyła AI i przyszłości biur rachunkowych.
I im dłużej obserwuję rynek, tym bardziej utwierdzam się w jednym przekonaniu:
✅ To nie AI jest największym zagrożeniem dla biur rachunkowych.
▶️ Największym zagrożeniem jest zamknięty mindset właściciela.
Technologia nie zabierze pracy księgowym.
Ale może zabrać klientów tym, którzy nie będą chcieli się zmieniać.
Jako przykład podałam transformację biur podróży, banków czy usług taxi.
🌸 Biura podróży nie zniknęły zmieniły swoją rolę. Stały się bardziej premium, dają doświadczenie, bezpieczeństwo i wygodę.
Dokładnie to samo dzieje się dziś z księgowością.
Klienci będą oczekiwali:
✔️ szybkości,
✔️ automatyzacji,
✔️ dostępu online,
✔️ wygody,
✔️ partnera biznesowego, a nie tylko osoby księgującej dokumenty.
💜 Biura rachunkowe nadal będą potrzebne.
Ale będą potrzebne inaczej.
Bo przyszłość nie należy do tych, którzy boją się technologii.
Przyszłość należy do tych, którzy potrafią wykorzystać ją mądrze dla swoich klientów!
W ostatnim czasie odnotowano przypadki, w których organy podatkowe kontaktowały się z przedsiębiorcami w związku z przelewami na kwoty przekraczające 15 000 zł. Problem dotyczył płatności wykonanych na rachunki bankowe, które nie znajdowały się w tzw. wykazie podatników VAT, czyli na tzw. białej liście VAT.
Przypominamy, że przy transakcjach między przedsiębiorcami przekraczających 15 000 zł, zapłata powinna być dokonana wyłącznie na rachunek bankowy znajdujący się w wykazie podatników VAT. W przeciwnym razie podatnik może narazić się na poważne konsekwencje podatkowe.
Biała lista podatników VAT to oficjalny wykaz prowadzony przez administrację skarbową, który zawiera informacje o przedsiębiorcach oraz przypisanych im rachunkach bankowych. Weryfikacja rachunku kontrahenta przed dokonaniem płatności jest kluczowym elementem bezpieczeństwa podatkowego i ograniczania ryzyka podatkowego w działalności gospodarczej.
W przypadku zapłaty na rachunek bankowy, który nie widnieje w wykazie podatników VAT, mogą wystąpić istotne konsekwencje podatkowe, w tym:
❌ brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów – w części, która została opłacona na rachunek spoza białej listy
❌ konieczność korekty kosztów podatkowych lub zwiększenia przychodów
❌ ryzyko odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe VAT kontrahenta
Co istotne, powyższe skutki mogą dotyczyć również sytuacji, w których płatność została dokonana w kilku częściach. Jeśli choć część przelewu dotyczącego transakcji powyżej 15 000 zł trafi na rachunek spoza wykazu, ta część wydatku może zostać wyłączona z kosztów podatkowych.
Każdy przedsiębiorca dokonujący płatności w ramach działalności gospodarczej powinien pamiętać o kilku kluczowych zasadach:
📌 każdorazowa weryfikacja rachunku bankowego kontrahenta przed wykonaniem przelewu
📌 sprawdzenie, czy rachunek widnieje w wykazie podatników VAT (biała lista VAT)
📌 zachowanie szczególnej ostrożności przy transakcjach przekraczających 15 000 zł
Warto podkreślić, że biuro rachunkowe nie ma możliwości bieżącej kontroli wszystkich przelewów wykonywanych przez przedsiębiorcę. Odpowiedzialność za prawidłową weryfikację rachunku bankowego przed płatnością spoczywa na płatniku.
Jeżeli przelew został już wykonany na rachunek spoza białej listy VAT, w określonych przypadkach możliwe jest ograniczenie negatywnych skutków podatkowych.
W tym celu można złożyć formularz ZAW-NR w wymaganym terminie. Zgłoszenie to może pomóc w zachowaniu prawa do zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych lub ograniczyć ryzyko sankcji.
Przelewy powyżej 15 000 zł wymagają szczególnej uwagi i dokładnej weryfikacji rachunków kontrahentów. Korzystanie z białej listy VAT oraz stosowanie procedur sprawdzania rachunków bankowych pozwala uniknąć poważnych konsekwencji podatkowych i finansowych.
Zachowanie ostrożności przy płatnościach firmowych to jeden z kluczowych elementów bezpiecznego prowadzenia działalności gospodarczej.
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy błędy w KSeF będą skutkowały karami finansowymi. Dobra wiadomość jest taka, że do końca 2026 roku firmy wdrażające Krajowy System e-Faktur nie będą ponosić administracyjnych kar pieniężnych za pomyłki związane z obsługą e-faktur.
Ministerstwo Finansów przewidziało okres przejściowy i ochronny, który ma umożliwić przedsiębiorcom spokojne przygotowanie się do obowiązkowego KSeF. To szczególnie ważne dla firm, które dopiero dostosowują swoje systemy księgowe, procedury fakturowania i procesy obiegu dokumentów do nowych wymogów.
Do 31 grudnia 2026 roku błędy związane z korzystaniem z KSeF nie powinny skutkować sankcjami finansowymi. Dotyczy to między innymi sytuacji takich jak:
Okres przejściowy ma pomóc przedsiębiorcom zdobyć doświadczenie w pracy z systemem oraz ograniczyć ryzyko związane z pierwszym etapem obowiązkowego korzystania z KSeF.
Administracyjne kary pieniężne za naruszenie obowiązków związanych z KSeF mogą być nakładane dopiero od 1 stycznia 2027 roku.
Oznacza to, że rok 2026 będzie czasem nauki, testowania procesów oraz dostosowywania organizacji do nowych zasad wystawiania i odbierania faktur elektronicznych.
Warto jednak pamiętać, że nawet po wejściu w życie przepisów sankcyjnych kary nie będą nakładane automatycznie.
Przepisy przewidują indywidualną ocenę każdej sytuacji. Organ podatkowy będzie zobowiązany do uwzględnienia okoliczności, które doprowadziły do naruszenia obowiązków.
Pod uwagę mogą zostać wzięte między innymi:
W określonych przypadkach możliwe będzie również odstąpienie od nałożenia kary.
Mimo braku sankcji w 2026 roku warto wykorzystać ten czas na odpowiednie przygotowanie przedsiębiorstwa do obowiązkowego KSeF.
Dobrym rozwiązaniem jest:
Im lepiej firma przygotuje się do obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, tym mniejsze będzie ryzyko błędów i potencjalnych problemów po 1 stycznia 2027 roku.
Wdrożenie KSeF to jedna z największych zmian w obszarze fakturowania elektronicznego w Polsce. Ustawodawca przewidział jednak okres ochronny, dzięki któremu przedsiębiorcy mogą bez obaw poznawać nowe procedury i dostosowywać swoje procesy biznesowe.
Do końca 2026 roku najważniejsze jest zdobycie doświadczenia w obsłudze KSeF, przygotowanie organizacji do nowych obowiązków oraz wyeliminowanie potencjalnych błędów przed rozpoczęciem stosowania przepisów sankcyjnych.
Jeżeli Twoja firma przygotowuje się do wdrożenia KSeF, warto już dziś przeanalizować procesy fakturowania i zadbać o odpowiednie szkolenia pracowników. Dzięki temu przejście na obowiązkowy KSeF będzie znacznie łatwiejsze i bezpieczniejsze.
Zgłaszanie scamowych dokumentów w KSeF – nowe możliwości dla przedsiębiorców
Od 24 kwietnia użytkownicy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) mogą korzystać z nowej funkcjonalności umożliwiającej zgłaszanie tzw. faktur scamowych. To ważna zmiana dla przedsiębiorców, księgowych oraz biur rachunkowych, którzy chcą skutecznie reagować na podejrzane dokumenty pojawiające się w systemie KSeF.
Nowe rozwiązanie pozwala na szybkie zgłoszenie faktury budzącej wątpliwości bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Dzięki temu proces zgłaszania nadużyć, oszustw podatkowych oraz nieprawidłowo wystawionych faktur został znacząco uproszczony.
Scamowa faktura to dokument, który może wskazywać na próbę wyłudzenia, oszustwa podatkowego, podszywania się pod kontrahenta lub inne nadużycie związane z obrotem gospodarczym. W praktyce są to faktury, których pochodzenie, treść lub okoliczności wystawienia budzą uzasadnione podejrzenia.
Jeżeli przedsiębiorca zauważy podejrzaną fakturę w KSeF, powinien niezwłocznie dokonać zgłoszenia nadużycia. Takie działanie wspiera bezpieczeństwo systemu e-faktur oraz pomaga organom skarbowym szybciej identyfikować potencjalne oszustwa.
Obecnie faktur scamowych nie zgłasza się już za pomocą formularza zgłoszeniowego KSeF. Cały proces odbywa się bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Krok 1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Krok 2. Przejdź do zakładki „Faktury”, a następnie wybierz „Lista faktur”.
Krok 3. Odszukaj podejrzaną fakturę i przejdź do jej szczegółów.
Krok 4. Kliknij opcję „Zgłoszenie nadużycia”.
Krok 5. Wskaż powód zgłoszenia, dodaj uzasadnienie oraz potwierdź wymagane oświadczenie.
Krok 6. Zatwierdź zgłoszenie przyciskiem „Zgłoś”.
Po wysłaniu zgłoszenia informacja trafia do odpowiednich służb odpowiedzialnych za analizę potencjalnych nieprawidłowości w KSeF.
Zgłaszanie scamowych faktur w Krajowym Systemie e-Faktur przynosi wiele korzyści:
Wraz z rozwojem obowiązkowego KSeF rośnie znaczenie mechanizmów służących wykrywaniu i zgłaszaniu nieprawidłowości. Nowa funkcjonalność zgłaszania nadużyć w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 stanowi kolejny krok w kierunku zwiększenia bezpieczeństwa faktur elektronicznych oraz ochrony przedsiębiorców przed próbami oszustw.
Jeżeli korzystasz z KSeF, warto regularnie monitorować otrzymywane dokumenty i reagować na każdą fakturę, która może budzić wątpliwości. Szybkie zgłoszenie podejrzanej faktury w KSeF pomaga budować bezpieczniejszy i bardziej transparentny system wymiany dokumentów elektronicznych w Polsce.
