Jakie są zasady wystawiania dokumentów podatkowych?
Czy zastanawiałeś się kiedy powinieneś wystawić fakturę, a kiedy rachunek? Oto kilka istotnych informacji na ten temat, które warto mieć na uwadze.

Rachunek czy Faktura – Kiedy Który?

Podatnicy zwolnieni z VAT mają swoje zasady dotyczące wystawiania faktur i rachunków. Przede wszystkim, podatnicy zwolnieni z VAT zwykle wystawiają faktury, a nie rachunki. Dlaczego? Ponieważ podlegają przepisom ustawy o VAT.

Natomiast rachunek to dokument, który wystawiają ci, którzy prowadzą działalność zarobkową, ale nie podlegają przepisom ustawy o VAT. Przykładami takich osób mogą być osoby fizyczne udzielające korepetycji lub wynajmujące lokale innym osobom fizycznym. Rachunek wystawia się na życzenie klienta. Ważne jest, aby numerować rachunki i przechowywać kopie w kolejności wystawienia do momentu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Termin Wystawienia Rachunku
Jeśli musisz wystawić rachunek, pamiętaj, że powinieneś to zrobić w ciągu 7 dni od:
Dnia wykonania usługi lub wydania towaru (jeśli klient zażądał rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru).
Dnia zgłoszenia żądania (jeśli klient zażądał rachunku po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru).
Nie jest konieczne wystawianie rachunku, jeśli klient zażądał go po upływie trzech miesięcy od dnia wykonania usługi lub wydania towaru.

Kiedy Wystawiać Faktury jako Podatnik Zwolniony z VAT?
Podatnicy zwolnieni z VAT mają pewne wyjątki od obowiązku wystawiania faktur. Nie musisz wystawiać faktury, jeśli:

• Jesteś zwolniony z VAT ze względu na limit obrotów, czyli twoje przychody w poprzednim roku nie przekroczyły 200 tys. zł.
• Dokonujesz sprzedaży zwolnionej z VAT, takiej jak usługi opieki medycznej czy nauki języków obcych.
• Pamiętaj jednak, że jeśli nabywca zażąda faktury w terminie 3 miesięcy od dostarczenia towaru lub wykonania usługi, musisz ją wystawić, niezależnie od zwolnienia.

Ważne uwagi Dotyczące Faktur
Jeśli zdecydujesz się na wystawienie faktury jako podatnik zwolniony z VAT, pamiętaj, że nie podajesz podstawy prawnej, jeśli korzystasz ze zwolnienia ze względu na limit przychodów. Jeśli natomiast korzystasz ze zwolnienia przedmiotowego, czyli prowadzisz sprzedaż zwolnioną z VAT, umieszczasz podstawę prawną (art. 43 ust. 1 ustawy o VAT).

Warto również wiedzieć, że jeśli łącznie spełniasz trzy warunki: należność ogółem przekracza 15 tys. zł, na fakturze znajdują się pozycje dotyczące towarów lub usług wrażliwych, a sprzedawca i nabywca są podatnikami VAT, musisz zastosować mechanizm podzielonej płatności.

Faktury w Języku Obcym
Jeśli otrzymujesz fakturę od zagranicznego kontrahenta dotyczącą transakcji wewnątrzwspólnotowych, nie musisz jej tłumaczyć na język polski. Ważne jest jednak, aby poprawnie ją rozliczyć.

Miej na uwadze, że faktury sporządzone za granicą nie podlegają polskim przepisom. Mogą być w języku obcym i zawierać kwoty wyrażone w innej walucie. Kwoty podatku wyrażone w walucie obcej przelicza się na złote według określonych zasad, a kurs średni NBP na odpowiedni dzień jest podstawą.