Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i planujesz transakcję WDT, istnieje kilka istotnych kroków do wykonania oraz dokumentów, których będziesz potrzebować. Oto niektóre z nich, które warto wziąć pod uwagę do zastosowania stawki 0% VAT
Podmioty uczestniczące: Transakcja WDT może mieć miejsce między podmiotami gospodarczymi zarejestrowanymi na potrzeby VAT w różnych krajach członkowskich UE.
Numer VAT UE (NIP UE): Sprzedawca i nabywca muszą posiadać ważny numer identyfikacji podatkowej UE, zwany także NIP-em UE. Możesz go uzyskać, rejestrując się jako podatnik VAT UE w swoim kraju.
Sprawdzenie numeru VAT kupującego: Przed dokonaniem transakcji WDT, ważne jest, aby sprawdzić numer VAT nabywcy. Możesz to zrobić korzystając z systemu VIES (VAT Information Exchange System), który pozwala zweryfikować poprawność numeru VAT kupującego w innym państwie członkowskim UE.
Dokumenty: sprzedawca wskazuje, że towary zostały wysłane lub przetransportowane przez niego lub przez osobę trzecią działającą na jego rzecz, oraz sprzedawca jest w posiadaniu co najmniej dwóch niebędących ze sobą w sprzeczności dowodów, (tzw. dowody z grupy A), które zostały wydane przez dwie różne strony, które są niezależne od siebie nawzajem, od sprzedawcy i od nabywcy, albo sprzedawca jest w posiadaniu jakichkolwiek pojedynczych dowodów, (tzw. dowody z grupy A), wraz z jakimikolwiek pojedynczymi niebędącymi ze sobą w sprzeczności dowodami, (tzw. dowody z grupy B), potwierdzających wysyłkę lub transport, które zostały wydane przez dwie różne strony, które są niezależne od siebie nawzajem, od sprzedawcy i od nabywcy;
dokumenty z grupy A to: dokumenty odnoszące się do wysyłki lub transportu towarów, takie jak podpisany list przewozowy CMR, konosament, faktura za towarowy przewóz lotniczy lub faktura od przewoźnika towarów;
dokumenty z grupy B to:
polisa ubezpieczeniowa w odniesieniu do wysyłki lub transportu towarów lub dokumenty bankowe potwierdzające zapłatę za wysyłkę lub transport towarów;
dokumenty urzędowe wydane przez organ władzy publicznej, np. notariusza, potwierdzające przybycie towarów do państwa członkowskiego przeznaczenia;
poświadczenie odbioru wystawione przez prowadzącego magazyn w państwie członkowskim przeznaczenia, potwierdzające składowanie towarów w tym państwie członkowskim.
Deklaracja Intrastat: Jeśli twoja transakcja WDT przekracza określone progi wartościowe, może być konieczne złożenie deklaracji Intrastat. Deklaracja Intrastat to statystyczny raport o handlu towarami między państwami członkowskimi UE. Obowiązek składania deklaracji zależy od obrotów towarowych wewnątrz Unii Europejskiej.
Tak teraz to możliwe, dzięki pakietowi Slim VAT 3 od 01.07.2023.
Pakiet ten ma na celu ułatwienie przedsiębiorcom prowadzenia działalności transgranicznej i eliminację niepotrzebnych biurokratycznych obciążeń.
W kontekście faktur, warto zaznaczyć, że Slim VAT 3 wprowadza pewne ułatwienia dotyczące obowiązku posiadania faktury. Według pakietu, nie jest konieczne posiadanie faktury dla transakcji WNT, aby móc odliczyć podatek VAT.
Przed wejściem w życie pakietu Slim VAT 3, obowiązek posiadania faktury był zdecydowanie bardziej restrykcyjny w kontekście odliczania podatku VAT przy Wewnątrzwspólnotowym Nabyciu Towarów (WNT). Faktura była niezbędnym dokumentem do udokumentowania transakcji i odliczenia podatku VAT. Podatnik miał prawo odliczyć podatek naliczony z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów pod warunkiem, że otrzymał fakturę dokumentującą dostawę w ciągu trzech miesięcy, licząc od miesiąca, w którym powstał obowiązek podatkowy.
Ogół zmian w zakresie transakcji wewnątrzunijnych na pewno jest korzystny dla podatników, nie muszą pilnować upływu trzymiesięcznego okresu. na otrzymanie faktury z tytułu nabycia towarów, by nie musieć korygować VAT naliczonego z tytułu WNT. Podatek należny i naliczony będą rozliczane w tym samym okresie, bez konieczności monitorowania momentu otrzymania faktury.
Obowiązek e-fakturowania (wystawianie faktur w ustrukturyzowanej formie) wejdzie w życie 1 lipca 2024 r.,
przy czym przewidziano wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo z VAT, dla nich KSeF będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
Co trzeba zrobić jeszcze przed ostatecznymi tymi terminami?
przede wszystkim sprawdzić powiązania pomiędzy modułami finansowo-księgowym, magazynowym, sprzedażowym, w stosowanym dotychczas oprogramowaniu i czy program pozwala na e-fakturowanie w ramach KSeF (może się to wiązać z zakupem dodatkowych modułów / ewentualnie zakup nowego oprogramowania)
zorganizowanie szkolenia wewnątrz jednostki przygotowującego pracowników do wprowadzanych zmian
zorientowanie się w kwestii uprawnień do korzystania z KSeF.
w przypadku podatników, którzy są osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane do osoby będącej podatnikiem automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w celu przypisania podpisu do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu, na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymagać będzie kolejnego zawiadomienia.
zorientowanie się czy jest konieczność nadania uprawnień innej osobie do wystawiania faktur w imieniu podatnika, która miałaby możliwość wystawiania faktur
Przypominając podatnicy mają możliwość testowania KSeF już od 01.01.2022, co wiąże się z udogodnieniami, o których już wspominaliśmy wcześniej, jest to m.in. szybszy zwrot VAT-u – przedsiębiorcy mają go otrzymać po 40 dniach (aktualnie 60 dni)
